Coordinador Administrativo Sr.

Mérida, Mexico

Departamento: Operaciones

Tipo de Contrato: Tiempo completo

Compensación: Salario no mostrado por compañía.

Propósito
  • Asegurar el control presupuestal y contractual del proyecto asignado.
Responsabilidades
  • Maneja eficientemente las herramientas tecnológicas disponibles: Procore, Primera Base, Teams, Sharepoint, Lapzo, Project
  • Documenta procesos y decisiones del cliente por medio de correos, cartas, minutas firmadas por el cliente. 
  • Conoce datos importantes del proyecto, cliente, proveedores y del día a día del proyecto a nivel relaciones interpersonales
  • Entrega de información al gerente de proyecto en tiempo para la integración de estatus semanal de avance del proyecto
  • Puntualidad en las juntas con cliente y respeto de los horarios asignados para ellas
  • Detecta y aprovecha la necesidad del cliente para ofrecer servicios adicionales
  • Establece relaciones a largo plazo con su cliente a través del entendimiento de su negocio
  • Mantiene una relación cercana y cordial con el cliente y/o sponsor
  • Identifica y aporta elementos de valor agregado para el cliente
  • Registra, documenta y da seguimiento a los acuerdos y solicitudes del cliente durante las juntas
  • Administra y resguarda el archivo administrativo del proyecto, tiene las carpetas ordenadas, con índices y a la mano; separadas por áreas y por proveedor
  • Participación activa, tomar notas, tener lista la sala de juntas, llevar la agenda, llevar el tiempo de acuerdo a la agenda en juntas semanales, convocadas por el Gerente de Proyecto, internas y con cliente y proveedores.
  • Señala focos amarillos, naranjas y rojos al gerente y equipos de trabajo con respecto a la información que maneja, como: desviaciones de presupuesto, retraso en pagos, retraso en entrega de información por parte de los proveedores, falta de documentos para realizar contratos y/o fianzas.
  • Uso diario de metodología, formatos y acciones basadas en la forma de administrar proyectos Axioma
  • Asegura la calidad de obra, a través del control diario de la misma, exigencia a los contratistas y medición de procesos constructivos, solicitando la generación de un reporte semanal por contratista, el que se deberá entregar al gerente de proyecto
  • Lleva un programa de tareas de su área en Project o Excel de acuerdo a cómo lo desarrolle el gerente, marcarlo y controlarlo de manera semanal: qué pendientes tengo, qué se hizo, qué quedó pendiente, qué es urgente y qué es importante
  • Entrega de información oportunia al gerente de proyecto para la integración de estatus semanal
  • Solicita en tiempo y forma las facturas e ingresa a programación con relación al acuerdo comercial
  • Cumplimiento de Axiowellness (3 horas de ejercicio por semana, al menos 1 cita con nutriólogo y una con psicólogo durante el primer semestre del año) 1= no cumplido 3= cumplimiento al 100%
  • Cuenta con la certificación en la Metodología Axioma
  • Manejo de control presupuestal y contractual
  • Manejo y control de ordenes de cambio
  • Procesos de abastecimientos (concursos)
  • Realización de cierres administrativos eficaces
Habilidades blandas
  • Aprendizaje permanente
  • Manejo de ambigüedad
  • Accountability
  • Enfoque al cliente
  • Cultiva la innovación
  • Genera confianza
  • Impulsa la colaboración
  • Inteligencia emocional
  • Desarrollo de equipos eficaces
Conocimiento técnico

Metodología en Administración de proyectos Trato con proveedores Elaboración de reportes Control documental

Conocimiento tecnológico

Manejo de ERP´s Excel avanzado

Requerimientos
  • Valores: Organización Manejo de ambigüedad Enfoque al cliente Trabajo en equipo
  • Nivel académico: Licenciatura
  • Disponibilidad para viajar: No
  • Cambio de residencia: No
  • Inglés: No
  • Otros requisitos:
    Maestría en Dirección, Administración de proyectos o afín (deseable)
Beneficios
  • Viáticos